‘We zien dat het roosteren nu beter op de kaart staat’
Het Erasmus MC werkt sinds december 2024 met een digitaal naslagwerk over plannen en roosteren. In tegenstelling tot andere umc’s koos het Erasmus MC niet voor een klassieke e-learning, maar voor een kennisbank die roosteraars kunnen raadplegen wanneer zij daar behoefte aan hebben. Een jaar na de lancering maken adviseurs roosterplanning Nancy Bosselaar en Stenly van den Broeke de balans op.
De behoefte aan professionalisering van roosteren en plannen leefde al langer binnen het ziekenhuis, vertelt Nancy Bosselaar, adviseur roosterplanning bij het Erasmus MC. ‘Roosteren werd vaak nog gezien als neventaak; een regieverpleegkundige of senior verpleegkundige maakte het rooster naast de reguliere werkzaamheden. Maar plannen is echt een vak. Niet voor niets maken we al een tijdje gebruik van de roosterapplicatie van Ortec om de kwaliteit van de roosters te verbeteren.’
Vanuit SoFoKleS en het NZi ontstond een brede visie om het roosteren en plannen binnen de umc’s verder te professionaliseren. Waar andere umc’s kozen voor een e-learning, ontwikkelde het Erasmus MC een digitaal naslagwerk. In verband met intern beleid bleek een digitaal naslagwerk de beste oplossing, vertelt Nancy. ‘Via de kennisbank Ask Erasmus kunnen roosteraars nu gericht zoeken op specifieke onderwerpen, zoals cao-regelgeving, capaciteitsplanning of operationele roosterprocessen. Bij de ontwikkeling hebben we zeker voortgebouwd op de e-learning die SoFoKleS en het NZi eerder ontwikkelden. Wel hebben we eraan gesleuteld om het eigen te maken voor het Erasmus MC.’
Volle zaal, minder kliks
In december 2024 vond de officiële lancering plaats. Adviseur roosterplanning Stenly van den Broeke herinnert zich een volle zaal. ‘De belangstelling was groot, dat was erg positief. Er waren ook veel vragen, mensen voelden zich duidelijk verbonden met het onderwerp. Dat zegt al veel over de behoefte aan een goed naslagwerk.’ Tijdens de lancering organiseerde het team een quiz over cao en arbeidstijdenwet, herinnert Stenly zich. ‘Er kwamen best veel verkeerde antwoorden op standaardsituaties. Dat bevestigde voor ons de noodzaak van dit naslagwerk.’ Het daadwerkelijke gebruik van de kennisbank kwam daarna voorzichtiger op gang dan verwacht. Volgens Nancy heeft dat meerdere oorzaken. ‘Roosteraars worden nu eenmaal geleefd in een umc. Ze zijn continu bezig met het oplossen van ad-hoc-situaties, zoals open diensten voor de volgende dag of het aankomende weekend. Dan is er minder ruimte om stil te staan bij achterliggende informatie.’
Toegankelijker maken
Inmiddels werkt het Erasmus MC aan verdere optimalisaties, vertelt Nancy. ‘We hebben het hele digitale naslagwerk onlangs opnieuw bekeken en zowel inhoudelijk als tekstueel aangescherpt. Wat staat er precies? Kan het concreter? De aanpassingen zijn mede ingegeven door wat we in de praktijk oppikken; we organiseren geen formele feedbackrondes, maar in gesprekken met roosteraars komen vaak signalen naar boven over wat beter kan.’ Het team zoekt daarnaast naar manieren om het naslagwerk beter te laten aansluiten bij de dagelijkse praktijk, vervolgt Nancy. ‘Nieuwe roosteraars volgen bij hun autorisatie voor de roosterapplicatie een knoppencursus van softwareleverancier Ortec. Dat moment benutten we nu ook om de kennisbank onder de aandacht te brengen. Daarnaast hebben we een Teams-pagina waar roosteraars met elkaar in contact staan. Die gebruiken we om kennisdeling te stimuleren en informatie te delen. En verder willen we vanuit de roosterapplicatie directe links gaan plaatsen naar de kennisbank, zodat mensen sneller op de juiste plek uitkomen.’
Geleerde lessen
Terugkijkend op het eerste jaar trekt het team één duidelijke conclusie: eenmalige aandacht bij de lancering is niet voldoende. Stenly: ‘Je moet goed nadenken over hoe je roosteraars stimuleert om de beschikbare kennis ook te blijven gebruiken. Ze werken doorgaans erg ad hoc, dus het helpt als je de drempel zo laag mogelijk maakt en de kennis op het juiste moment aanbiedt.’ Ondanks het nog beperkte gebruik ziet Nancy wel degelijk beweging binnen de organisatie. ‘Een kloppend rooster vraagt om het in balans brengen van het organisatiebelang, het medewerkerbelang en het patiëntbelang. Dat bewustzijn groeit. Er wordt her en der nog met Excel gewerkt, maar steeds meer afdelingen maken structureel gebruik van de roosterapplicatie en van de kennisbank.’ Het Erasmus MC kijkt ook verder vooruit, vertelt Nancy. ‘We willen de professionaliseringsslag graag doorzetten. Denk aan betere naleving van wet- en regelgeving, en meer voorspelbaarheid en stabiliteit in de roosters. En: we willen dat meetbaar maken, met data uit enquêtes en rapportages. Daarbij werken we nauw samen met Integraal Capaciteitsmanagement.’ Alleen al afgelopen jaar zijn er op zeker vier afdelingen vaste roosteraars bijgekomen, vertelt Stenly tot slot. ‘Dat laat zien dat het roosteren binnen het Erasmus MC steeds meer als een vak wordt gezien.’
Meld je aan voor de nieuwsbrief of volg ons op:
SoFoKleS, het Sociaal Fonds voor de Kennissector, voert projecten en onderzoek uit en subsidieert activiteiten op het gebied van de academische arbeidsmarkt.