De integrale aanpak van sociale veiligheid in Amsterdam UMC
Hoe creëer je een sociaal veilige omgeving in een complexe organisatie waar leren, werken en zorg samenkomen? Amsterdam UMC pakt dit thema integraal aan: van een duidelijke ondersteuningsstructuur tot preventieve scholing, dialogen en structurele borging.
Sociale veiligheid is een voorwaarde voor goed werken, leren en onderzoeken. Binnen grote kennisintensieve organisaties, zoals universitaire medische centra, vraagt dit om een samenhangende en duurzame aanpak. Amsterdam UMC maakt die beweging expliciet: sociale veiligheid wordt niet gezien als een verzameling losse instrumenten, maar als onderdeel van professionele cultuur en organisatieontwikkeling.
Sinds maart vervult Killian Koesni de vernieuwde functie van projectleider Ombuds- en Vertrouwenszaken. Hij brengt een brede achtergrond mee: jarenlang voetbalde hij op hoog niveau bij NEC Nijmegen, volgde de Johan Cruyff Academy, werkte vervolgens in de financiële sector en later in zorgbemiddeling. Die ervaringen, van topsportmentaliteit tot organisatieanalyse- en sensitiviteit, vormen zijn fundament in het huidige werk. ‘In al die omgevingen zie je wat wel en niet werkt,’ zegt hij. ‘En vooral wat mensen nodig hebben om zich (sociaal) veilig te voelen.’
Van versnippering naar samenhang: een nieuwe invulling van de functie met een duidelijke opdracht
Amsterdam UMC kende met de afdeling Ombuds- en Vertrouwenszaken waar een ombudsman, twee adviseurs, een secretaresse en parttime negen vertrouwenspersonen een stevig fundament. De projectleider draagt bij aan het verstevigen van dit fundament, het (her)ontwikkelen van (online) trainingen, betere samenhang en het stimuleren van de bewustwording en is hierdoor een welkome aanvulling. ‘Maatschappelijke en juridische ontwikkelingen, zoals cao-afspraken, meldverplichtingen en accreditatie-eisen, onderstrepen de noodzaak om blijvend te innoveren en investeren op het gebied van sociale veiligheid. Minstens zo bepalend is de groeiende bewustwording onder medewerkers dat het bevorderen van een veilig werk- en leerklimaat een complexe opgave is. Dat vraagt om een serieuze en structurele inspanning van de gehele organisatie.’
Koesni’s opdracht:
- versterken van de zichtbaarheid van de bestaande ondersteuningsstructuur,
- vergroten van bewustwording en handelingsperspectief,
- zorgen voor duurzame borging in beleid, leiderschap en cultuur,
- kennis, inzichten of onderzoeksresultaten omzetten in praktische oplossingen ten behoeve van een (sociaal) veilig werk- en leerklimaat voor medewerkers voor alle UMC’s (valorisatie)
Een stevig fundament: het systeem als ondersteuningsstructuur
De afdeling Ombuds- en Vertrouwenszaken draagt bij aan het verstevigen van het systeem op het gebied van een (sociaal) veilig werk- en leerklimaat, zowel preventief (bewustwording) als reactief (incident gestuurd). De vertrouwenspersonen behandelen meldingen, begeleiden medewerkers en de ombudsman voert samen met de adviseurs en de ondersteuning van de secretaresse onderzoeken uit bij kennelijke patronen, misstanden of trends. ‘Een medewerker moet altijd weten: er zijn collega’s die vertrouwelijk een luisterend oor bieden, meedenken en onderzoek kunnen verrichten,’ zegt Koesni.
Om dit systeem en de zichtbaarheid van de ondersteuningsstructuur voor medewerkers toegankelijker te maken, is onlangs de Wegwijzer Sociale Veiligheid gepubliceerd. Deze compacte routekaart laat in één oogopslag zien waar medewerkers met vragen of zorgen terechtkunnen. Van een informeel gesprek met de directe omgeving of een bedrijfsmaatschappelijk werker tot een meer formeel gesprek met een vertrouwenspersoon. De Wegwijzer is beschikbaar voor de hele organisatie.
Bestuurlijke steun én eigenaarschap in de organisatie
De Raad van Bestuur ondersteunt het thema sociale veiligheid expliciet. Er verscheen een kaderbrief waarin sociale verbinding is benoemd als organisatieprioriteit. Bij de lancering van de Wegwijzer volgde een breed gedeeld statement. Daarnaast werkt Koesni nauw samen met HR, Amsterdam UMC Academie, Diversiteit & Inclusie en Ethiek Support, bijvoorbeeld om de gebruikte terminologie en verwachtingen te harmoniseren. ‘Veel thema’s raken elkaar,’ zegt hij. ‘Hoe meer samenhang je creëert, hoe makkelijker het gesprek over een (sociaal) veilig werk- en leerklimaat wordt gevoerd. Dit draagt bij aan het (interne) draagvlak.’ Maar volgens Koesni werkt bestuurlijke steun alleen als er voldoende ambassadeurs zijn die sociale veiligheid uitdragen én het thema actief oppakken: ‘Ik geloof heel erg in de combinatie van top-down en bottom-up. Je hebt dat top-down draagvlak nodig, maar uiteindelijk moet het onderwerp leven in teams, secties of onderzoeksgroepen en opleidingen. Hoe meer medewerkers je bereikt, hoe vanzelfsprekender het wordt dat mensen zich uitspreken en zich gesteund weten’
Bewustwording en taal
Amsterdam UMC investeert intensief in bewustwording via:
- een verplichte e-learning (on)gewenst gedrag voor alle medewerkers (eens per twee jaar);
- een verplichte e-learning (on)gewenst gedrag voor leidinggevenden (eens per twee jaar);
- een verplichte praktijktraining (on)gewenst gedrag voor leidinggevenden, oefenen met casuïstiek;
- een verdiepend leiderschapsprogramma voor leidinggevenden;
- trainingen (vier modules) gericht op sociale én psychologische veiligheid in teams;
- het programma Sterk van Start, gericht op de eerste twee jaar van (nieuwe) medewerkers die anders potentieel vroeg uitstromen.
Een belangrijk onderdeel is het verhelderen van taal. ‘We zien dat begrippen als ‘onveilig’ en ‘ongemakkelijk’ soms door elkaar worden gebruikt. Terwijl de nuance cruciaal is om het gesprek goed te kunnen voeren.’
De dialoog als motor voor sociale veiligheid
Naast trainingen en duidelijke kaders investeert Amsterdam UMC nadrukkelijk in het gesprek zelf. Want juist in dat gesprek, waar ervaringen, waarden en verschillen naast elkaar mogen bestaan, ontstaat bewustwording en cultuurverandering. Een van de interventies die daarin veel impact heeft, is Dare2Dialogue: een programma waarbij teams leren om het grijze gebied van sociale veiligheid samen te onderzoeken, zonder te oordelen. ‘Het gaat niet om bepalen wie er gelijk heeft,” zegt Koesni. “Het gaat om herkennen wat er gebeurt en woorden geven aan wat je voelt.’
Melden mogelijk maken: één doel, meerdere routes
Een andere innovatie vanuit Amsterdam UMC is de #ZouIkWatZeggen app (Initiatiefnemer was Prof. Christa Boer, toendertijd vice-decaan Onderwijs bij AMC, locatie VU). Deze app is een van de middelen om laagdrempelig een melding te kunnen maken. De app bevat onder andere tips voor omstanders, handelingsopties en een meldfunctie. Anoniem melden kan nog, maar Amsterdam UMC reflecteert kritisch op de beperkte handelingsruimte die dat biedt.
‘Het signaal is waardevol, echter kan geen actie ondernomen worden. Anoniem melden heeft uitsluitend een signalerende functie. Daarom leggen we heel duidelijk uit wat anoniem melden wel en niet betekent.’ Het uitgangspunt blijft: de app is een middel, nooit een doel op zich.
Drie adviezen uit de praktijk
Koesni formuleert drie lessen die volgens hem voor elke organisatie gelden:
- Zorg dat je ondersteuningsstructuur stevig en zichtbaar is.
- Investeer in taal en bewustwording, zonder ingewikkeld jargon.
- Blijf herhalen, zichtbaar maken en verbinden.
‘Je bouwt een sociaal veilige cultuur niet met alleen de ondersteuningsstructuur,’ zegt hij. ‘Het vraagt om een dialoog, herhaling én eigenaarschap.’
Een beweging die voelbaar is
Koesni kijkt met trots naar wat er in korte tijd is bereikt. ‘De Wegwijzer is een tastbaar resultaat, maar ik ben vooral trots op de waardevolle gesprekken die overal ontstaan. Mensen voelen dat ze niet tegenover elkaar hoeven te staan, maar met elkaar in verbinding kunnen blijven. Dáár begint sociale veiligheid.’
Meld je aan voor de nieuwsbrief of volg ons op:
SoFoKleS, het Sociaal Fonds voor de Kennissector, voert projecten en onderzoek uit en subsidieert activiteiten op het gebied van de academische arbeidsmarkt.