E-learning Plannen is een vak: basisopleiding voor plannen en roosteren
‘Goede basis voor het leren plannen van medewerkers’
Geen losse Excelsheets en prikborden meer: het Radboudumc introduceerde één ziekenhuisbreed systeem voor de personeelsplanning. De ondersteunende e-learning ‘Plannen is een vak’ biedt (aankomende) personeelsplanners niet alleen theoretische kennis, maar ook praktische handvatten om slimmer en effectiever te plannen.
Het creëren van roosters is een complex proces waarin wetgeving, capaciteitsmanagement en de specifieke eisen van afdelingen samenkomen. Om personeelsplanners en leidinggevenden hierin te ondersteunen, introduceerde het Radboudumc deze basisopleiding, vertelt Karen Mons-Posthuma, Projectleider HR bij het Nijmeegse academische ziekenhuis. 'De personeelsplanning is de afgelopen tien jaar in rap tempo complexer geworden. Tegenwoordig zijn er veel meer factoren waar je rekening mee moet houden, zoals integraal capaciteitsmanagement – waarbij personeel, middelen en zorgvraag in samenhang worden gepland, voor maximale efficiëntie – en wetgeving rondom verplichte rusttijden. Dat vraagt meer van planners.’
Karen Mons-Posthuma:
‘Een goede planning is niet alleen een praktisch hulpmiddel, maar ook een investering in duurzame inzetbaarheid en het welzijn van medewerkers.’
Duurzame inzetbaarheid
Een goede planning is essentieel voor zowel de organisatie als de medewerkers, benadrukt Karen. 'Een goed rooster zorgt er niet alleen voor dat de juiste mensen op de juiste plek staan, maar raakt ook direct aan de vitaliteit van medewerkers. Als je continu nachtdiensten draait of te weinig rust krijgt tussen diensten, gaat dat op de lange termijn ten koste van je gezondheid. Dat leidt niet alleen tot uitval, maar ook tot hogere kosten voor de organisatie. Een goede planning is daarmee niet alleen een praktisch hulpmiddel, maar ook een investering in duurzame inzetbaarheid en het welzijn van medewerkers.’
Handige e-learning
Om planners en leidinggevenden te ondersteunen bij het zo goed mogelijk plannen, ontwikkelden het Radboudumc en SoFoKleS – met bijdragen van de universitair medisch centra (umc’s) – de e-learning ‘Plannen is een vak’. De e-learning (die kan worden geïmplementeerd bij alle umc’s) bestaat uit negen modules, elk gericht op een specifiek aspect van personeelsplanning. Op die manier leren deelnemers de basisprincipes van personeelsplanning kennen én hoe deze kennis toegepast kan worden in hun specifieke werkomgeving.
Marleen Wiltink-Absil
‘De e-learning gaf me de kans om het planningssysteem beter te begrijpen.’
Marleen Wiltink-Absil is managementassistent bij de polikliniek Verloskunde en Gynaecologie van het Radboudumc. Zij voltooide de e-learning inmiddels ter voorbereiding op een nieuwe invulling van haar rol, vertelt ze. 'Per 1 januari starten we met teamroosteren. Daarbij gaat het team van collega's zelf aan de slag, je roostert met je team. Medewerkers gaan daardoor ervaren dat zij meer autonomie krijgen en met elkaar kunnen zorgen voor een zo goed mogelijk passend werkrooster. Mijn collega en ik hebben hierbij richting collega's een coachende rol. We verzorgen de inrichting van de systemen, werkplekken en voorzien de leidinggevenden van informatie.’
Stevige basis
Voor Marleen bood de e-learning een stevige basis, vertelt ze. 'De e-learning gaf me de kans om het planningssysteem beter te begrijpen. Vooral de module over jaaruren en verlofuren was nuttig; die gaf inzicht in hoe je met jaaruren omgaat en hoe dat werkt in relatie tot verlof. Ook de module over einde maandafsluitingen was waardevol; dat format helpt om met je teamleider te bespreken wat er die maand is gebeurd en waar knelpunten zaten. Tegelijkertijd was de module over de personeelsformatie voor mij minder relevant; dat ligt bij ons meer bij de zorgmanager.’
Interactiever
Tot nu toe schreven 124 mensen zich in voor de e-learning bij Radboudumc. Op dit moment hebben zo’n twintig deelnemers de training volledig afgerond, vertelt Karen. 'Mensen hebben het ontzettend druk, en zeker in een duofunctie is het lastig om tijd vrij te maken voor een opleiding. Als er iets urgents gebeurt op de werkvloer, krijgt dat begrijpelijkerwijs prioriteit boven de e-learning.’ Om het afrondingspercentage te verhogen, zijn er plannen om de e-learning aantrekkelijker en toegankelijker te maken, vervolgt ze. 'Er wordt een enquête uitgezet om te achterhalen waar deelnemers tegenaan lopen en hoe de training verbeterd kan worden. Ondertussen blijven we actief communiceren over het belang van de e-learning en moedigen mensen aan om ermee aan de slag te gaan.’
Plannen: kwestie van doen
De e-learning biedt al met al een goede basis, benadrukt Marleen. 'Het zou wellicht nuttig zijn als je meer voorbeelden krijgt van hoe je in de praktijk met bepaalde situaties omgaat. Bijvoorbeeld, hoe plan je rondom ziekte of hoe beheer je bijzondere verlofsoorten? Zulke concrete voorbeelden zouden kunnen helpen om nóg beter de vertaalslag te maken van theorie naar praktijk en het maximale uit het systeem te halen. Maar uiteindelijk is leren plannen sowieso vooral een kwestie van doen. Het is net als met een rijbewijs: om écht te leren rijden, zul je eerst veel kilometers moeten maken.’ Daar sluit Karen zich bij aan, vertelt ze. 'Uiteindelijk gaat het erom hoe je de opgedane kennis toepast. Maar: vooralsnog lijkt het erop dat ‘Plannen is een vak’ een waardevolle basis biedt voor de verdere professionalisering van de personeelsplanning in de zorg.’
SoFoKleS onderneemt naast de e-learning nog meer activiteiten rondom gezond plannen en roosteren in umc’s. Wil je daarover meer weten, of over de e-learning? Bekijk dan alle SoFoKleS-activiteiten rondom ‘Regie op het rooster’.
