Sessies Functieperspectief bieden medewerkers en universiteit richting voor de toekomst
Over vijf jaar kan de inhoud van iemands functie er heel anders uitzien dan nu. Dat vraagt van medewerkers dat ze zich blijvend ontwikkelen. In een sessie Functieperspectief bij de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) gaan medewerkers, hun leidinggevenden en hr in gesprek over veranderingen in een functie en hoe ze daarmee om kunnen gaan. ‘Zo ontstaat op alle niveaus de bewustwording dat ontwikkeling echt nodig is én dat je daar zelf iets aan kunt doen’, zegt ervaringskundige Imke van der Geest, hr business partner aan de EUR.
Imke organiseerde al acht keer een sessie Functieperspectief aan de EUR, met behulp van de methode die SoFoKleS heeft ontwikkeld. ‘Van tevoren vinden mensen drie uur voor een sessie best lang’, is haar ervaring. ‘Ze denken: heb ik daar wel tijd voor? Maar achteraf krijg ik altijd positieve reacties. Zoals: ‘Fijn dat we hier de tijd voor nemen.’ En: ‘Het was de tijd dubbel en dwars waard.’ In een sessie Functieperspectief worden medewerkers en hun leidinggevenden zich meer bewust van de ontwikkelingen die het werk in het team beïnvloeden. Doordat ze hierover in gesprek gaan, voelen medewerkers zich betrokken bij de acties die nodig zijn.’
BRAINSTORM
Tijdens de sessie Functieperspectief doorlopen de deelnemers een aantal stappen. Imke: ‘Ik begin altijd met een brainstorm: welke ontwikkelingen komen er op ons af? Er ontstaat dan een hele lijst. De vervolgvraag is: welke invloed gaan deze ontwikkelingen hebben op jouw werk en op je functie? De deelnemers komen erachter dat eigenlijk alle ontwikkelingen invloed hebben. Dat kan confronterend zijn. Ter geruststelling wijs ik dan ook op de veranderingen die ze de afgelopen jaren hebben doorgemaakt en die ze nu heel gewoon vinden, zoals thuiswerken en overleggen via Teams. Dat laat zien: we kunnen veranderen, want dat hebben we al gedaan.’
‘Welke ontwikkelingen komen er op ons af? En welke invloed gaan deze ontwikkelingen hebben op jouw werk en op je functie?’
DIALOOG
Daarna laat Imke mensen uit dezelfde functiegroep op losse post-its zo’n vier tot acht taken schrijven die ze vanuit hun functie verrichten. ‘Bij elke post-it stel ik vervolgens de vraag: denk je dat deze activiteit onder invloed van de ontwikkelingen gaat toenemen, afnemen, hetzelfde blijft of verdwijnt? Medewerkers lichten toe waarom ze dat vinden. Zo ontstaat er een dialoog. We bespreken ook wat het betekent als een activiteit toeneemt of afneemt. Als er meer activiteiten bij komen en er is al werkdruk in het team, hoe gaan we daarmee om? Moeten we bijvoorbeeld slimmer gaan werken? En als er steeds meer taken verdwijnen, is er dan straks nog genoeg werk? Is het in dat geval niet verstandig om je vaardigheden te verbreden? Soms realiseren deelnemers zich door dit gesprek dat ze de manier waarop de functie straks wordt ingevuld minder leuk vinden. Dat kan een reden zijn om verder te gaan kijken.’
Sessie Functieperspectief op de EUR
ACTIEPLAN
‘In het laatste deel van de sessie maken we een actieplan voor het team. Alles wat ter sprake is gekomen, vertalen we in concrete acties, gekoppeld aan een actiehouder. Wat gaan we doen, wie doet het en wanneer? De uitkomst is vaak verrassend. Zo had ik een sessie Functieperspectief met een team dat events organiseerde. Tijdens de sessie realiseerden ze zich dat ze steeds vaker advies gaven over hoe je events organiseert. Dan kun je afspreken dat ze daar meer in gaan investeren en hun adviesvaardigheden vergroten. Voor leidinggevenden is de sessie en de actielijst ook heel nuttig. Het geeft ze input voor het gesprek over ontwikkeling met het team en met medewerkers afzonderlijk.’
VEILIGE WERKOMGEVING
SoFoKleS heeft de aanpak Functieperspectief ontwikkeld voor medewerkers van één functiegroep, met name voor ondersteunend en beheerspersoneel (OBP). Maar Imke heeft ook sessies georganiseerd voor teams waarin meerdere functies voorkomen. In dat geval laat ze medewerkers met een vergelijkbare functie in een deelgroepje de belangrijkste activiteiten uit hun functie noteren. ‘Mijn ervaring is dat het met een breder team ook goed werkt. Collega’s zien dan van elkaar welk werk ze doen en waar ze tegenaan lopen en daarover ontstaat een gesprek. Welke opzet je ook kiest, het belangrijkste is dat er een sociaal veilige werkomgeving is waarin medewerkers zich durven uit te spreken. Dat bevordert een constructieve en open dialoog over de veranderingen waar medewerkers mee te maken krijgen. Verder moet er natuurlijk ruimte en budget zijn voor ontwikkeling van het team en de medewerkers.’
‘Voor leidinggevenden is een sessie Functieperspectief ook heel nuttig. Het geeft ze input voor het gesprek over ontwikkeling met het team en met medewerkers afzonderlijk.’
STRATEGISCH PERSONEELSBELEID
De sessies Functieperspectief zijn niet los te zien van de andere hr-activiteiten aan de EUR, licht Imke toe. ‘Onze strategische personeelsplanning (SPP) is de kapstok waaraan we alle initiatieven ophangen. De uitkomst van de sessies Functieperspectief geeft extra input voor de strategische personeelsplanning. Welke activiteiten en vaardigheden zien we toenemen en wat betekent dit voor onze personeelsplanning? Daarnaast geven de sessies input voor de ontwikkelcyclus, die weer aan de basis staat voor ons opleidings- en ontwikkelbeleid. Binnen de EUR vinden we het heel belangrijk om ontwikkeling en kennisdeling te stimuleren. We hebben bijvoorbeeld career coaches in dienst, we hebben een leiderschapsprogramma en we organiseren activiteiten als de Career Week en Share your Knowledge week. De sessies Functieperspectief passen dus helemaal binnen onze hr-jaarcyclus.’
TIPS
Het is duidelijk dat Imke enthousiast is over de sessies Functieperspectief. Ze zou elke universiteit aanraden een of meer sessies te organiseren. Dat kan eenvoudig met behulp van de instructie en materialen van SoFoKleS. Voor wie hiermee aan de slag wil, heeft Imke de volgende tips:
- Begin met een team dat enthousiast is, dat werkt aanstekelijk voor andere teams.
- Zorg ervoor dat de leidinggevende aanwezig is en geef deze een actieve rol, zoals het formuleren van de acties. Aanwezigheid van de leidinggevende is belangrijk voor de opvolging van de acties in het team.
- Plan momenten in waarop je de actiepunten met het team doorneemt en evalueert.
- Gebruik de uitkomst van een sessie Functieperspectief in de ontwikkelgesprekken met medewerkers.
Meld je aan voor de nieuwsbrief of volg ons op:
SoFoKleS, het Sociaal Fonds voor de Kennissector, voert projecten en onderzoek uit en subsidieert activiteiten op het gebied van de academische arbeidsmarkt.